De Uitdaging:
In de dynamische wereld van bedrijfssoftware staat verandering nooit stil. Onze klant stond op het punt om een nieuw Document Management Systeem (DMS) te implementeren. Een spannende vooruitgang, maar met elke grote verandering komt de uitdaging om iedereen aan boord te krijgen. Het was cruciaal om niet alleen de medewerkers te informeren over wat er op hen afkwam, maar ook om hen door alle stappen van het ADKAR-model te leiden: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Onze taak was om de eerste twee stappen, Awareness en Desire, aan te pakken via een effectieve communicatiecampagne.
Throughline Group not only aims to deliver high-quality training. The company focuses on building relationships beyond its workshops to create long-term partnerships with clients that will benefit from ongoing guidance related to public speaking, media communication, and presentation delivery.
Onze Aanpak:
We besloten dat een communicatievideo de beste manier was om dit te bereiken. Een video kan complexe informatie op een eenvoudige, boeiende en visueel aantrekkelijke manier overbrengen. Het stelde ons in staat om niet alleen de komst van het nieuwe DMS aan te kondigen, maar ook om de medewerkers te betrekken en enthousiast te maken voor de verandering.
Implementatie:
De video begon met het schetsen van de huidige situatie en de uitdagingen die het bestaande systeem met zich meebracht. Vervolgens introduceerden we het nieuwe DMS, benadrukten we de voordelen en legden we uit hoe het het werk van de medewerkers zou vereenvoudigen en verbeteren. We gebruikten duidelijke, jargonvrije taal en visuele metaforen om de boodschap over te brengen.
Om de ‘Desire’-fase aan te pakken, lieten we testimonials zien van early adopters binnen het bedrijf, die de positieve impact van het nieuwe systeem deelden. We benadrukten ook hoe het nieuwe DMS zou bijdragen aan de persoonlijke groei en efficiëntie van de medewerkers.
Resultaat:
De video werd een kernonderdeel van de communicatiecampagne en werd zeer goed ontvangen door de medewerkers. Het creëerde niet alleen bewustzijn, maar wakkerde ook een verlangen aan om de verandering te omarmen. De leverancier nam het stokje over voor de volgende stappen van ADKAR, door trainingen te verzorgen die kennis en vaardigheden bevorderden.
Conclusie:
Door een strategische communicatievideo te gebruiken, konden we de klant helpen om hun medewerkers effectief voor te bereiden op de implementatie van het nieuwe DMS. We slaagden erin om de eerste twee cruciale stappen van het ADKAR-model te dekken, waardoor de basis werd gelegd voor een soepele overgang en adoptie van het systeem. Dit project illustreerde hoe krachtig en essentieel duidelijke communicatie is bij het begeleiden van veranderingsprocessen binnen organisaties.