De Uitdaging:
In een wereld waarin we constant onderweg zijn, is toegang tot je werkmail op je mobiel geen luxe meer, maar een noodzaak. Echter, niet iedereen is fan van Outlook, of misschien werkt hun mobiele apparaat beter met een andere e-mailapp. De organisatie stond voor een uitdaging: hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot hun werkmail, zonder dat ze vastzitten aan één specifieke app? En hoe voorkom je een stortvloed aan vragen bij de IT-supportafdeling over dit onderwerp?
Onze Oplossing:
Wij stelden voor om een Quick Reference Card (QRC) te ontwikkelen. Dit zou een eenvoudige, stap-voor-stap handleiding worden die de verschillende opties voor het instellen van e-mail op mobiele apparaten uitlegt, inclusief de voor- en nadelen van elke optie. Het idee was om medewerkers een tool in handen te geven waarmee ze zelfstandig hun e-mail konden instellen, zonder dat ze hiervoor support nodig hadden.
Aanpak en Implementatie:
We begonnen met het verzamelen van de meest populaire e-mailapps naast Outlook die medewerkers zouden kunnen gebruiken. Voor elke app ontwikkelden we een eenvoudige, begrijpelijke gids die precies uitlegde hoe je je werkmail kon instellen. We benadrukten ook de unieke voordelen van elke app, zodat medewerkers een geïnformeerde keuze konden maken gebaseerd op hun persoonlijke voorkeuren en behoeften.
Het Resultaat:
De QRC werd een hit. Medewerkers waardeerden de duidelijkheid en de keuzevrijheid die het bood. Ze konden nu in hun eigen tijd, zonder frustratie, hun werkmail op hun mobiele apparaat instellen. En de IT-supportafdeling? Die zag een aanzienlijke daling in het aantal vragen over dit onderwerp. Het was een win-win: medewerkers voelden zich ondersteund en zelfredzaam, en de IT-afdeling kon zich richten op complexere vraagstukken.
Conclusie:
De ontwikkeling van de QRC voor het instellen van e-mail op mobiele apparaten zonder Outlook te gebruiken, toonde aan dat soms de eenvoudigste oplossingen de meest effectieve zijn. Door medewerkers de middelen te geven om zelf problemen op te lossen, verbeterden we niet alleen de efficiëntie binnen de organisatie, maar zorgden we ook voor een positievere werkomgeving. Of, zoals we graag zeggen: goed zorgen voor je medewerkers betekent hen de tools geven om te slagen, zonder dat ze verdwalen in de zoektocht naar oplossingen.