Case
Voor een bouwbedrijf met een personeelsbestand van 450 medewerkers hebben wij in het afgelopen jaar de implementatie van een ERP-pakket begeleid.
De focus lag op het ondersteunen van de eindgebruikers tijdens deze transitie en het waarborgen van een hoge adoptiegraad van het nieuwe systeem. Dit hebben we gedaan door gerichte trainingen te fasciliteren, een online leeromgeving in te richten en trainingsmaterialen (zowel software simulaties, demo’s, Quick Reference Cards als e-learnings) te ontwerpen en ontwikkelen die aansloten bij de workflow in de organisatie.
Doelstellingen
- Het realiseren van een soepele overgang voor eindgebruikers naar het nieuwe ERP-systeem.
- Het toepassen van het ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) om veranderingsmanagement te faciliteren.
- Het ontwikkelen en leveren van op maat gemaakte trainingen en leermiddelen voor keyusers.
- Het bereiken van volledige operationele bekwaamheid van het ERP-systeem door alle eindgebruikers binnen de gestelde tijdlijn.
Onze aanpak
Bewustwording en Verlangen (ADKAR-stappen 1 & 2):
- We hebben informatiesessies en demo’s gehouden om het personeel bekend te maken met de voordelen en de werking van het nieuwe ERP-systeem.
- We creëerden een positieve sfeer rond de verandering door te benadrukken hoe het systeem het dagelijks werk zou verbeteren.
Kennis en Bekwaamheid (ADKAR-stappen 3 & 4):
- We ontwikkelden op maat gemaakte trainingen voor verschillende gebruikersgroepen, afgestemd op hun specifieke behoeften en rollen binnen het ERP-systeem.
- We boden hands-on trainingssessies en software simulaties aan om gebruikers vertrouwd te maken met de nieuwe processen en functies.
Versterking (ADKAR-stap 5):
- Voor doorlopende ondersteuning hebben we een online leerplatform opgezet met diverse leermiddelen, waaronder quick reference cards voor alle relevante processen binnen de organisatie.
- We hebben regelmatige follow-up sessies en ondersteuning geboden om ervoor te zorgen dat de gebruikers zich comfortabel voelden bij het gebruik van het nieuwe systeem.
Dit nemen we mee naar nieuwe projecten:
- Maatwerk in training: De noodzaak van trainingen die zijn afgestemd op de verschillende rollen en niveaus van ervaring binnen het bedrijf.
- Belang van ondersteunende materialen: De waarde van gemakkelijk toegankelijke en begrijpelijke ondersteuningsmaterialen zoals quick reference cards.
- Doorlopende ondersteuning: Het belang van continue ondersteuning en follow-up na de initiële training om een duurzame verandering te garanderen.
- Gebruikersbetrokkenheid: Het actief betrekken van gebruikers bij het leerproces leidde tot een hogere acceptatiegraad van het nieuwe systeem.