De Uitdaging:
Een scheepvaartbedrijf stond op het punt om over te stappen op een gloednieuw e-mailsysteem. Zo’n verandering kan behoorlijk ingrijpend zijn. Iedereen moest wennen aan de nieuwe manier van werken, en het laatste wat je wilt, is dat mensen struikelen over technische hobbels of zich verloren voelen in het nieuwe systeem.
Onze Rol:
Wij kwamen aan boord om te zorgen dat deze overgang zo soepel mogelijk zou verlopen. Het begon allemaal met heldere communicatie. Voordat er ook maar iets veranderde, wisten alle gebruikers precies wat ze konden verwachten. We wilden geen verrassingen, alleen maar duidelijkheid.
De Voorbereiding:
We regelden een tijdelijke oplossing voor de periode van de omzetting, zodat niemand zonder e-mail zou zitten. Ook zorgden we ervoor dat alle technische stappen vanuit het perspectief van de gebruiker werden gecheckt. Geen onnodige foutmeldingen of ingewikkelde instellingen; alles moest vanaf het begin af aan kloppen.
Training en Begeleiding:
Voordat het systeem live ging, organiseerden we trainingssessies. Zo kon iedereen alvast wennen aan het nieuwe systeem en eventuele vragen stellen. En toen het grote moment daar was, stonden we klaar met 24/7 gebruikerssupport. We wilden zeker weten dat iedereen de hulp kreeg die nodig was, op elk moment van de dag.
De Livegang:
De dag van de livegang was een bijzonder moment. We waren natuurlijk op locatie, niet alleen om te helpen waar nodig, maar ook om te vieren. Met taart, want elke grote stap vooruit verdient een feestje. Verandering kan lastig zijn, maar met de juiste voorbereiding en support wordt het een stuk makkelijker.
Het Resultaat:
Dankzij de grondige voorbereiding, de duidelijke communicatie en de continue ondersteuning, was de overgang naar het nieuwe e-mailsysteem een succes. Het scheepvaartbedrijf kon rekenen op een soepele implementatie en de gebruikers waren blij met de verandering. Een perfect voorbeeld van hoe technische veranderingen, met de juiste begeleiding, positief ontvangen kunnen worden.